展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

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五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则
9 P  d6 v. @, `7 @. |' [6 X
& ?' A' n/ U$ S- f$ ]" F编列预算八项原则
6 L# b% d7 `! n# C3 W1 n' e$ L1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
; }- c+ b  d! R% G8 y1 H4、保留相当弹性与宽松度
$ A- o% \5 R: {5、保留相关资料以被查证
+ ]/ ?8 R) B+ x! d6、了解各种报账程序与流向
7、运用在正确需求上
, n6 g$ r; T+ J3 R8、考虑回馈计划

) V0 |4 b3 ]6 d' Q' l! ?二、
预算规划表

( L( W( K' ?# N! @' }2 S" _, V

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等 " J$ a  Q$ V. j5 c( B	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 同步翻译人员及现场工作人员费用 6 b0 a" q. P/ n, T6 S' V6 \. _0 s2 b' [	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ 3 j& c1 Z7 F  }9 `

三、展览活动预算项目
　◎　收入
+ p* T3 f5 z& y9 @" X１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
( I* k- E) y3 K3 D% Q& L5 F3 U２、展位租金
. c2 R* k- d% f# p; W2 C由参展商缴纳。
３、广告收入
' ]: z5 S& e+ S  B" g由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
! {( h' x  t, [/ u  @( @对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
* R6 }; S: ^) \, F５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
１、旅行交通费用
5 L& Z9 k# @: H$ J( D0 V- M为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
. a5 K  {& u$ b" B8 x+ b2 Q２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
1 ~+ d4 @8 S0 `$ ]; {  K+ ]３、餐饮费用支出
, C, @: V2 W: x. A( e, Q, @2 r大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
2 C1 l$ n% ^! a费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
5 d1 ?- l( F& @6 e& V4 n４、印刷费用
  D2 H: W1 T8 `" |1 A/ g各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
7 L3 P7 x0 X# \1 p/ V7 c3 W包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
$ L$ b- a, p6 A# z% Q4 K６、节目费用
+ L6 ^/ j' o) H  L1 {( P0 |是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
0 Z: D% w0 t8 U7 t. ]% P7 f# e6 Y７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
: w$ a: j+ T  \* O& Z5 @- P８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
4 X4 p# I/ x7 Y+ n7 Z$ v2 R. i特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
0 y- h3 J4 S; U6 F8 H' ^9 p
四、展览活动预算编列作法
9 C  F3 }, }' w8 Z  T  ◎　费用预算编列做法：
0 H. y6 B; p& D& \1 E１、
直接费用
２、
' [7 R% H9 ?% U4 g9 n) j间接费用
３、
9 i7 \: v: p+ d! A! i$ G9 \6 l/ V固定费用
４、
变动费用

现金流量表

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
) O/ }/ ~+ d$ E8 R: A# G/ c. \　◎争取赞助之考虑
- G1 \! B' h- @/ q" H  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
& M5 ]8 o1 d0 ]8 _+ q/ r2 Q3 W６、展现公司的创意与弹性

8 t2 ^4 @+ U: }　◎寻求赞助资源的做法
& D/ S2 [6 H" |7 E% o１、拟定目标
! x$ P6 J3 s- b# k& t２、区分等级
# x5 {. N3 w' i5 P1 k  OI．
钻石级１名
. s1 S/ b6 n! D, g: O6 T7 K) NII．
6 _, l2 q4 K9 S2 g白金级２名
III．
黄金级５名
: h" ]% x. k+ l3 A: p2 [# CIV．
红宝级１０名
4 T2 y5 h, i" C) lV．
1 @0 Q! j6 ~6 e1 @6 A- w' _蓝玉级１５名
- t/ c4 g! D0 e7 H+ `+ s; T
（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
: X- z2 V  T1 ]! p: ?4 F) c) ~# P

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ; t% U  _9 \! l６．公司名称列于大会手册赞助单位 1 p8 X# I. p7 `% M* l７．年会网站之公司网站连结

- a' W: H9 Y8 z4 F0 Q2 r& `# X, s- ~

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： 1 z5 I1 x5 m. I+ o! M１、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 8 r( `9 z. |% G$ ~8 o/ c２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ! i" J& [+ T( Q! C& l３、大会手册封底彩色广告 $ z3 @% @0 w) V6 [# Z6 }. Q% y8 D４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 . p+ F0 `4 G6 t5 s! f５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６、公司名称列于大会手册赞助单位 ７、年会网站之公司网站连结 4 x/ c# \  I0 d4 \' Z

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）   h" F1 q1 q: d9 A) E

回馈计划： 7 t" ]% t, ]- T% N. {１、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ; Y: M1 F2 M) R5 V: w9 C* z$ |４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板   H5 m9 J* U7 \/ g8 X" [５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） 0 @1 F' T% e! ?7 w9 S6 k

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 % [' m7 W' j3 K* J- g３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 2 Q6 [- p- M4 Q) H. u1 w2 }9 ]４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结 3 q& C  e9 Z% V8 v  j" r

5 Q2 n. F& @; ?( H, O5 N& {

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： １、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ) Y+ v9 Y% e0 [- G0 ^6 n２、公司名称列于大会手册赞助单位 - T$ r: A' `* I2 i) b$ w３、年会网站之公司网站连结 3 A6 N! ]2 \4 ]& v! B) z

六、展览活动成本控制
- H1 i4 |+ U* N　◎　支出面：
. _% v3 \7 \9 Y; o) O2 ~（一）硬件
3 R1 C5 n1 c/ A+ q0 ]3 ]１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
( z4 n5 \6 H9 m: d  ~5 U/ i! F8 w３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
8 \& V0 H; ^! Z/ M9 r2 M（二）软件
１、展览标志及主视觉
8 e2 q% K* V' r* y4 r# W5 h6 B２、宣传费用
7 u' i5 G2 L7 H* N( n３、人事费用
% [! t5 Z; W. t2 s% @" ?４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
9 @5 ?, c$ D- d, i+ l4 j% U６、邮电费用
8 ]  \3 L- k- e7 t9 v, i3 S７、交通接驳费用
８、清洁费用
' X$ n; u; o+ g/ x) p7 }  @（三）装潢费用
; e' r9 ]. K0 B8 j% y（四）其他
１、差旅费
/ m8 _3 `! d4 J: L2 L２、货物运输费用
３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
( ]2 {" ^5 m1 P. K　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
　　　　（四）装潢、水电及其他收入
; ~  b, A6 `$ B7 j4 }: m, E　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

7 U5 J, J/ H/ z/ z9 e# S　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc