展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
8 j+ F. C1 h6 J5 B9 k7 q展场活动预算编列原则
4 v: O3 [6 v8 E1 W- t
  A- a/ d* {0 f7 G6 |6 T/ O3 P( x2 h编列预算八项原则
1、考虑运用时间
* u( g' m. v1 Q: \2、项目专款专用方式                 
' L1 u& g- Y& ]5 E4 i+ T3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
: V! J! D9 k/ c! Z# x5、保留相关资料以被查证
- h) r" i% _4 k. T6、了解各种报账程序与流向
0 D$ J6 J% N% ?& \) [' e7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划
& x  Z1 X* a) l. U, A
8 [5 a5 r. J3 m9 w二、
4 o! D8 s0 C7 ~3 l% K* |预算规划表
0 V: ^( K- l3 x1 D) N: F
" H( k7 a9 r# m; c5 u; k' C: g

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等 & H1 F. g9 T' s; T+ _! _* c1 L7 p3 z	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 同步翻译人员及现场工作人员费用 & D7 x# X  X( t1 h% C9 v3 T6 a	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用   g( e7 Z3 v0 R+ {" Z& w) M	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００

三、展览活动预算项目
/ b1 ~" F" K7 E0 v8 k! v　◎　收入
１、会务费（注册费）
" T) T0 F& v* p! K由与会代表缴纳。
* _* r$ e0 H( D# P1 k２、展位租金
由参展商缴纳。
３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
& ^: Z2 h) b! \5 e& Q% E$ e４、赞助收入
5 t0 d' ]& n6 H" y+ ^  o+ g对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
1 [; _0 C/ m- b! F５、杂项收入
8 w- B' g' t3 S各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
１、旅行交通费用
为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
1 K/ V" y3 G, ]: W8 M% O  ~& u' ^２、场地租金费用
% p& x9 M- b4 {; q0 G/ ~& \% U0 B# E是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
) @) d! T" o: a25%。
３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
* v, i+ h1 b5 V7 \0 j４、印刷费用
3 _0 o+ Y+ Z6 |1 p# S各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
) W4 s4 n( F* w7 b: V/ ?都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
! Z$ S; m2 I7 q% o2 X, Z8 r包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
; y3 ]0 F# i. }, K６、节目费用
6 U: f1 M  x! H% O# y是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
; M$ _$ i0 J8 i- l+ s* Y# C% z# S及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
' B' p. I. A7 S+ p, c  m9 O所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
) y! J5 y6 U; }. I( n归纳在这专案中。
８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

6 X; f. y9 ?3 s1 f' m. B四、展览活动预算编列作法
! K  R  `4 i6 V% F% @  ◎　费用预算编列做法：
5 w6 d4 \! c8 E$ J8 J１、
直接费用
２、
间接费用
1 d9 z. b* z! I7 m３、
固定费用
/ n+ N& }) f# A" o/ O! u- {４、
9 K. B% r, K/ t5 \1 L4 ?* I- D/ q变动费用

现金流量表
! N, Y* b" G. v

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

; S- |5 T  `4 C8 R( F% Z五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
: r$ s( Q# u7 j4 T. g& l. d　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
$ f: D. T: g: k$ U5 D4 T9 i' G６、展现公司的创意与弹性
, g; J) B& [2 z- o- N
　◎寻求赞助资源的做法
; T; n- r* v6 @" F- z4 a1 B, X0 E１、拟定目标
２、区分等级
% ?- j) c' m- [; d. O5 ]% M3 fI．
3 Q) w5 ~% {+ y3 x$ O( f7 L; N- D钻石级１名
# {1 u/ u7 E" q8 ZII．
7 m- V3 w, E, `! T. _; A. ]白金级２名
III．
黄金级５名
  J" g/ i2 }) Q# nIV．
红宝级１０名
V．
蓝玉级１５名
# e& U7 p* g% r
! W/ x$ B- X/ h$ X! a1 `) O& B; c- ?- ~（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
9 e4 L9 ^, ?/ W( H9 i

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） ; v# S- a' [: Q' D6 [

回馈计划： 2 g. U3 \' U) X' @; R6 D+ _: ^' O１．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） 5 @% u+ U- k. y! E: n３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 1 e8 \1 a/ L2 X" x0 O: W2 N' u５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结 - e1 _, D+ O- D$ {+ c5 f$ p

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额） 4 @+ v* V+ X6 h; n6 J% S

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 5 }. V' j+ Y) A2 v5 x! N& I６、公司名称列于大会手册赞助单位 # |) t' Z$ j) X5 I. E" t７、年会网站之公司网站连结 3 @; D0 f/ M' B4 j9 D0 d

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： ) a6 N* m4 ~% n, u; u$ }1 C１、提供1位免费名额参加年会 $ F/ U* [. a. N, z6 H２、大会手册封底裹彩色广告1 页 0 B  C5 N% d. O, p. u+ I0 g３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 $ m3 L/ N8 U6 m+ N4 H' ^４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 7 z3 Q) B3 m9 S2 b( C５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结

3 z8 v7 N5 h; i8 A" m* u

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： 0 _- q$ ?3 I1 z4 ?& Q! O１、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 ３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 # x. j" T4 w/ q- C; G& h$ f５、年会网站之公司网站连结 ; {: R7 w8 C% \6 u9 i

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： ) S& f  R! ^; T& m１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结 8 O# Z4 f' F7 }

2 T/ X* C1 l* }: g* c8 L. A六、展览活动成本控制
0 `( p5 l' L! Y  t% C* `2 N　◎　支出面：
（一）硬件
１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
8 W* h2 t& Q, ^0 z9 f３、设备使用租金。
* _! x6 w* g  X& D４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
* }0 V! H. f1 j' ]+ h0 V３、人事费用
$ x6 w5 `2 `  [. M0 W3 M9 h  a4 f４、开幕典礼、酒会、造势活动
( m1 c$ K) I9 H8 o) Z５、印刷费用
６、邮电费用
７、交通接驳费用
８、清洁费用
（三）装潢费用
- O# g' |5 F& U2 C（四）其他
１、差旅费
4 w. [2 T9 j4 n7 b２、货物运输费用
３、礼品费
9 N) }/ f; k( a! W/ I: y, w４、吸引目标客户参与之项目费用
" g, Y* B& M3 H) e　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
: i1 ]8 j9 g# w0 R7 K3 W4 a0 v　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
% T9 d7 K0 @# C. u
　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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