展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
( C- z' p  e3 Y0 e# u6 S1 H2 X3 D+ ~" c3 M展场活动预算编列原则
* e; `2 M9 Y- P. D1 D" N
' \# k4 _5 ^0 n0 M. p* n4 F& g编列预算八项原则
1、考虑运用时间
' f' s0 k. [& C4 X" d2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划

二、
预算规划表

; X# v( f/ Y% w0 v5 n# E! n

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 $ T+ ^" F; I. \. B& J. u' Q6 m, T	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 1 g1 d( s6 s7 i5 G* w+ P同步翻译人员及现场工作人员费用 ' P6 h$ y  o3 x. @# I$ n( B	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 ) M3 C- X/ Z5 A: N* C+ ^	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ ' u) `' A2 Q. ?- A1 y7 F$ y- \

三、展览活动预算项目
& `0 o. M! T& [+ n( Z! o. w　◎　收入
1 v. G' P! r9 {6 B* A１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
; I/ G0 R0 s+ q' ^! n２、展位租金
- W- G  O1 q2 e" E, o% E+ D( }由参展商缴纳。
３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
" A! _. ?3 V  S7 f" E, [9 x对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
% S& J  N2 |. P) x, H1 P4 U7 _５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
' Q2 g+ z. u2 V  p: l  W( x3 o8 \0 l　　◎　支出
& }: C' v* X; |１、旅行交通费用
' V' O& [; j! `( s1 q为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
4 S2 g* ^6 x1 L3 d' q- \: @２、场地租金费用
0 g) o. j0 l0 ], D5 n是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
4 F# k+ _5 b9 t: F* O  V! C: p1 S室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
３、餐饮费用支出
+ F5 H1 D2 x1 I9 W大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
, }4 k  }0 H) K: b) S1 D费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
. }5 q% k* F' X' ?5 @& A% n* l各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
, T5 u0 M3 ^# p$ J; T* o! J1 }4 {8 T包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
3 h- }: F5 k  u9 ?# i6 z是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
( |) r% `5 h9 c9 K9 H及参观等登归纳在这专案中。
, |7 A$ t& K0 d8 x2 m; I4 t- Y6 r' y７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
+ W& K) p: I0 D$ Q归纳在这专案中。
８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
6 x5 r/ \3 h* p1 D6 R6 @, ?8 ^* v
四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
( y$ x, k3 x* K- @- g5 O0 p１、
直接费用
２、
间接费用
8 a/ p4 u# X* O! E1 R" h３、
4 Z9 t8 g, f6 r6 W固定费用
) g+ I& ~8 o9 W6 k9 b) q４、
( @3 Y1 P9 F( F! A3 y2 o9 J0 S变动费用

现金流量表

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

! z, ?% y& u, t; L, d五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
& y5 d  x* _2 E4 T. I　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
/ w* ~5 I- [" S5 Z６、展现公司的创意与弹性

9 \6 @! z2 S  E9 @) u　◎寻求赞助资源的做法
  F1 Q) e) I5 d4 ~１、拟定目标
２、区分等级
" B4 B  V" ~  ~1 [# @+ k; fI．
钻石级１名
1 `( A* |$ j1 r+ e1 v+ `5 A) sII．
白金级２名
III．
' g  S& x7 g, Y" Y黄金级５名
. Y$ x1 U, J; _# o9 e! q) TIV．
. ?9 o( O; ?3 e# S红宝级１０名
V．
- Y3 i/ r2 a0 [; B1 S. O蓝玉级１５名
6 N1 {* c2 y2 n2 m, Q; Y5 H( a
（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
% D, J: F# W" `  R+ I

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 / o( G; n+ O/ i２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示）   R9 @. E3 O. ~* }1 R３．大会手册封底彩色广告 - D! ~4 A+ Y5 L! @# }4 ?1 y４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 + q' {: u: C/ W５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 - S/ t- ~9 _5 M! g9 u６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结 & X. Z4 S; P0 }! z# R

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） 6 z1 j6 Q# }4 ]7 X2 y; D３、大会手册封底彩色广告 8 V4 D. x) }% f. H5 B* U- S1 C" m2 ?４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６、公司名称列于大会手册赞助单位 # H- G& ?) G; ?+ L. f: e9 W. Y７、年会网站之公司网站连结

& G, \2 ]  T+ r# i/ [

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 , ~) |4 B6 R) g9 e1 I2 U" R２、大会手册封底裹彩色广告1 页 3 J2 O) k6 q2 B! C0 k- t) W３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 9 Q1 q+ p( p* i- T1 |# E４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ( I5 Q  M7 b+ ~4 u５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结 * F$ I" j: v* Q

) J* ]$ h& ]5 x) Y+ |# {+ _

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 ( B- w/ |3 @- r, a) y( B8 u6 O２、提供1位免费名额参加年会   Z* t$ C0 k! x( J３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板   l9 I( J3 M5 X5 F* [４、公司名称列于大会手册赞助单位 # i7 w1 A* `6 p+ K1 O5 [  p５、年会网站之公司网站连结

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） & l# }3 ?  U8 i+ Q& x

回馈计划： 2 d1 {' L8 I' ?+ |: }9 x" F1 g+ ]/ }; y１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ) z7 n5 @1 ^/ q- I２、公司名称列于大会手册赞助单位 - C( e! b( ^( |* y３、年会网站之公司网站连结 $ T  X, u& v: e) B; J2 E# T' v

: b7 [4 a2 Y3 ~/ u0 T9 s  s7 d六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
（一）硬件
( s1 n/ Z) O+ P１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
1 o$ @# k4 l$ E5 Z) ^３、设备使用租金。
/ _' n$ X! ^! Q3 j, R! J$ m４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
６、邮电费用
: T4 }; [# ^9 ^: n$ Z7 _７、交通接驳费用
+ l4 D" n$ D5 ?7 J7 ?, Z# V８、清洁费用
" W2 d, y; U4 P* S: J（三）装潢费用
（四）其他
１、差旅费
２、货物运输费用
, E% r4 u4 V7 S. s2 _３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
/ @: r) I: ^; h（一）预估初租之摊位数及租金收入
; k3 P6 C/ x" n) C8 t! Q　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
+ ?4 o! d; ]$ g7 ~( Z  D$ B4 \　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
% s, b. @3 v  l　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

" g; o6 E, u4 {! ~　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc