展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
" O' W% b3 t2 r! m1 U展场活动预算编列原则

, }7 o2 o7 E1 k编列预算八项原则
4 X0 p) J, N, z. g$ I0 |& b( ~6 x% ?1、考虑运用时间
  i. w1 B, [4 X7 L; y/ m8 t2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
- U) A/ M) `) j4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划

二、
) x6 B: Q# P/ I; \预算规划表
' ^" `( |, ]! f
+ V: b9 R( x6 E) z# ]5 i4 L

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等 ( c+ n% J7 ?' z& a6 T2 W4 t	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） - n0 _( ^5 j$ J同步翻译人员及现场工作人员费用 % w* }1 Z( }& q9 u3 h( J; U	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 - Z1 H; j$ e2 r7 _' {) s/ q	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ ' K* d" q+ W. E2 j; h' ]9 H4 P

6 O3 X/ o" _0 |三、展览活动预算项目
) I0 [9 _  F* Y" J& }4 ~　◎　收入
１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
3 k0 O1 z; X/ v  L5 t% p２、展位租金
由参展商缴纳。
* ]0 Q8 s6 V2 h３、广告收入
) ?. @0 S" N9 K6 g' R9 J8 I由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
: K4 s0 J/ K5 D2 v+ _# c+ g/ X1 G/ N　　◎　支出
' m, r7 O. J* n2 ^5 K9 D１、旅行交通费用
) ^/ _- Q' I9 M为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
2 K7 s3 n7 k4 P+ ]4 N6 J$ J室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
4 v) `8 H0 b# l1 k25%。
３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
/ {+ n6 }% l- ^$ p, u% V) k费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
6 V( o  U' J! H+ r+ f' @1 e４、印刷费用
1 N4 R# O8 ^. o& O' T6 V各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
# r3 n* Q$ Z* O4 b9 ^5 \都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
; `- M# r  }' x( @0 X) ?５、宣传费用
0 {+ {- u' E7 O. j4 S( U包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
1 k  @, Z' a  O. J; A６、节目费用
/ ?3 x9 M7 Q' K  m5 n" r是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
# Z& Q% k5 W# f! z# N) p+ X７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
. q3 |2 v$ {4 v8 b' O８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
: W0 l9 p9 j# K3 c  }* P
四、展览活动预算编列作法
& v6 P- l' U0 i) i$ a  ◎　费用预算编列做法：
5 R: ~; \) b! g* }+ A+ p. R9 Z１、
4 s  V% w" h: Y# k( i直接费用
２、
间接费用
; R9 K, A# y/ J2 k2 x0 X- r３、
固定费用
４、
% ^0 A% q$ s' o) g7 V& {变动费用
) n( q$ G5 r+ ^* B  Q* {# ^* B
5 o' Y' r- e$ l4 y- U6 q现金流量表

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

( W3 K3 f" r% W" E9 t8 n/ c: x" g2 h五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
6 J6 x% O( z  z( n- d* K  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
8 K& i# F3 i: A　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
& }+ B' `" d4 e+ @7 Y1 K６、展现公司的创意与弹性

) [( {3 H( f5 O, O% I+ ?7 |　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
２、区分等级
I．
钻石级１名
) ]% @4 _; e% [5 _II．
) X" w7 j" C) E白金级２名
III．
7 ~1 R& H  j) p# ]; }% z8 ]5 N6 L; \; U黄金级５名
IV．
红宝级１０名
+ }8 L3 K1 P6 _8 U! |2 HV．
蓝玉级１５名

& s* `6 b2 }- ^（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
. Y# g$ i4 _* M, [, o* n

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ; i0 S8 P8 B. D4 @1 r* S& ]# t$ B２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） - a5 Q6 {; y4 z7 j" o３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 0 @3 a( i& V( G$ Q７．年会网站之公司网站连结 ) a/ C- o8 _* P5 l# s/ e

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： 0 E4 v7 i  }7 A& k' G' e0 o$ v8 s１、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ( v2 e' N" y/ W4 `! @３、大会手册封底彩色广告 - W. v: ^& |( B( Z  Q# l４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ; b5 V$ R* ~/ f' k9 S2 z６、公司名称列于大会手册赞助单位 ７、年会网站之公司网站连结 % Q5 h( L1 {7 D! z. W

/ w: L3 t( u4 K5 m+ N

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） 7 T% i( v7 ^* O2 ?7 c  [8 n8 G9 P9 i

回馈计划： 9 O, r0 m3 O2 p4 Z4 O3 f3 C( R１、提供1位免费名额参加年会 , Z4 e7 E* [: U0 R/ _- X２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 , ^# M1 B5 a2 z5 h) f3 P４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ; _) l7 G) h+ b+ o/ c4 K５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 ! |5 p, t; @+ U２、提供1位免费名额参加年会 ３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 % u1 t) S$ |, m  {& U$ o  F. _４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结 6 W! i" B& s/ t4 v- p% c. K

2 {! E/ P" j" X/ g' ^1 y

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： + G+ c+ V: r8 n; L１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 9 ?6 r  P9 p. R* i5 E/ K) G' Y３、年会网站之公司网站连结 3 ~" w( i; t' `: x/ W: l

+ Z: r; F9 q& h6 c六、展览活动成本控制
/ {  f/ d" A% U  ?8 [　◎　支出面：
+ ?# ~* A% E  ]（一）硬件
. Q! k9 K3 U) {( z# r- K１、展场租金。
# W0 F. D' n( G7 T$ l２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
$ L: K/ j: a8 N; u１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
３、人事费用
3 X0 E  Y  f7 Y４、开幕典礼、酒会、造势活动
4 \% F. ?; c  a) V* W6 t/ }' O５、印刷费用
６、邮电费用
4 a$ ^! K7 }3 i1 e+ Q8 ]/ b７、交通接驳费用
８、清洁费用
$ R1 v* r. R% |7 D1 t（三）装潢费用
2 \4 K9 y3 f/ Y3 U+ U, s（四）其他
１、差旅费
２、货物运输费用
8 _- v; r8 m8 O  _' W; v３、礼品费
  z6 {& W8 U6 P４、吸引目标客户参与之项目费用
  q, c5 V4 f8 B  l2 d- ?4 `　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
) p+ L, E1 b5 [7 s" c$ ~. ?　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
4 \$ ~- j- f5 k. S1 w- |　　　　（四）装潢、水电及其他收入
0 b6 w* s9 `' Z7 _1 H　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
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6 h9 v& ]( S1 Y  ?! }# E8 ~　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc