展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

: S: n+ f% G, u& n" _: s' L  l

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
; e3 s* c- @+ T* f$ Q展场活动预算编列原则
5 M& Z$ {/ O' H4 Z* f+ z- f) ]* Y- ~
# P1 g2 J7 Q, J3 o编列预算八项原则
1、考虑运用时间
0 O6 `( i3 Y* i8 q: F" d2、项目专款专用方式                 
3、尽量清晰明确
# F2 I! C; {! s- l: e0 P0 M4、保留相当弹性与宽松度
( f: n. G8 }8 K' u2 A  L% a9 K0 x5、保留相关资料以被查证
, w! y& W6 E2 O; G+ _6、了解各种报账程序与流向
) Y5 U: `2 ^/ R" ^7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划

二、
/ P. J9 F# b/ g8 t, X1 g预算规划表
! R4 T( Q9 \. D& ]! y
$ v6 }1 j+ A5 I8 r* f

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 6 s" v- l/ A# X( L, ~	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ # B$ @3 p- `0 x( T9 t' `5 t3 h! B

6 p* u' h7 F* I  l" V0 m& `三、展览活动预算项目
5 v8 V/ |! U) l: O' l; G　◎　收入
１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
２、展位租金
* I$ u6 G8 y" i' k由参展商缴纳。
３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
) `% n5 ?3 y* g3 J0 I4 S2 X对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
2 d+ S! }0 h  G- b各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
, \& {4 j3 m: I/ ?5 V１、旅行交通费用
1 s) `6 N2 {# h  M& S1 w/ a为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
% s. X' S* u+ \% E- g1 K) v! @室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
: J% v5 M, X  b, `6 s- [' i6 _4 A25%。
３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
$ o) L/ f3 o3 J0 i9 f费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
- s) y: B  i: ~５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
; Z8 U& P+ _* V% [  b6 f( Q６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
3 h! p! s2 F( v4 }% N) ]2 a4 L; I７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
4 I% _6 _! n2 x/ J( t( n归纳在这专案中。
) ]! j1 s1 l6 a" w- x８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。
, Q: k1 c/ H8 n& F, K4 S- t
四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
１、
1 m" j" l' Z' d- a2 j( d6 b# P直接费用
% l: G9 B. I0 A7 i２、
4 D, I5 M7 d9 ?! k间接费用
３、
5 X# f2 o! E  U8 Q7 ^! ^8 D& O: ?固定费用
3 E% \" v+ i& R: [2 S- X４、
6 N' K, D+ c" c  C变动费用
7 B  O- j: T! X# ~% Q; n
现金流量表

3 b) U! S6 Z- }

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

6 I- h# N1 ]5 C五、争取展览活动募款
, `4 D. C9 t/ B　◎争取赞助之考虑
! q5 j, o* F* b  I3 r  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
. ^6 h, {7 p% a6 _) g　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
' q) [7 U$ U6 |( U& {/ q7 j　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性
6 a: {/ r7 }, `) n- v
$ n2 N6 ~' w( A　◎寻求赞助资源的做法
# r/ S8 Z+ C' n$ ^7 u１、拟定目标
２、区分等级
+ ?* j, F% c# l% H1 Z8 e% UI．
钻石级１名
, N3 C$ `0 M) t; ]* z1 nII．
2 ]1 U) e( \7 V+ c- I! l7 B白金级２名
% M2 Y  f8 H3 f4 L7 ~9 W4 LIII．
黄金级５名
IV．
" V6 p! V8 n1 F/ {! B/ J% R红宝级１０名
  n/ C* |/ c' q( NV．
蓝玉级１５名
7 V1 h; k2 D0 \$ N
（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） & s; q) b; L6 Q$ S8 u

回馈计划： １．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 / u2 P# D, c  N) f0 i$ q5 d２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 2 [" Y$ j/ c+ i. a- m７．年会网站之公司网站连结 9 D4 {4 |* S1 i4 A4 L+ w

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额） 6 J  w$ W7 n; X6 [; |

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） 9 e/ v  A) s- A8 D: Z３、大会手册封底彩色广告 1 _; f4 W9 v3 c3 t& Q, g8 \' t% a& Q４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 . |6 C4 H, j$ P" T4 b+ m５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ) O. y# Y2 g9 j3 N2 X* E0 L６、公司名称列于大会手册赞助单位 * P. E& f1 L/ }0 Z! J７、年会网站之公司网站连结 6 }( I9 c  Z# ~" b+ c' V

8 S  G3 ^6 P% y5 q( [2 k' F

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） 6 t$ z  F( I# m/ i

回馈计划： １、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 4 u9 L& j5 ?; v$ D* _0 U  Y( h" n, h7 a３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 % }' I& J# Y$ r/ E: _５、公司名称列于大会手册赞助单位 8 y# V, M) p5 D' k６、年会网站之公司网站连结 8 R( u2 U* X  d1 Q+ o7 B4 d& ]" T

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 % M% \) I5 }3 B+ w' U7 o２、提供1位免费名额参加年会 ' b+ N7 T$ j+ C: K# M  k# h: ]7 n３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 1 M3 y$ m: c, h! U: ]５、年会网站之公司网站连结

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） ' j* _; e3 p5 e; I" S  `1 Q

回馈计划： １、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结

8 W" d" v- d. _六、展览活动成本控制
" {3 V/ i: Y+ q7 |7 t$ v: G　◎　支出面：
% n7 `: Q- K( I( ^（一）硬件
) W$ i+ @& N% Q, x1 h+ N" d１、展场租金。
( F/ `3 C0 n# ?3 e% ^9 a２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
; f+ M4 Z' k1 s* J  j４、办公室、仓储、会议室使用费用。
; P; y  W0 W" _- x0 p（二）软件
) U1 Y7 ^! A* _+ F/ t3 u0 l* C１、展览标志及主视觉
8 I9 |6 c% p# `7 ]; }6 E2 o２、宣传费用
３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
; \3 m3 X) M! }/ [６、邮电费用
8 X/ e2 P9 A0 P７、交通接驳费用
８、清洁费用
) R# v# m8 e" w（三）装潢费用
（四）其他
１、差旅费
２、货物运输费用
３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
1 V& N$ w6 S1 m　　　　（四）装潢、水电及其他收入
1 b9 Y' @  X6 E　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc