展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则
. c" X% ^% Z6 L
编列预算八项原则
. N, G9 @! d6 U6 h5 b1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
" a/ l& x; U" d$ w2 C0 u& {5 h- T3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
, I, j  z9 ]. J' @" U3 ?) Z5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
7 _' E! [8 ^6 K: z) B( N" p& X7、运用在正确需求上
( N! e2 a) d8 l5 u5 H1 @" l8、考虑回馈计划

二、
预算规划表

0 y9 `6 _) M0 Q4 }9 r, {8 c

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 . x# Y) ]3 X0 m3 F	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ $ h0 i9 @" ?2 c; N" _+ t

三、展览活动预算项目
- R3 I& P, |- {6 T& N; h　◎　收入
１、会务费（注册费）
: q: E9 x% H/ _3 r7 Q; @- e由与会代表缴纳。
" p# f3 k( \: X( S; O1 S4 q, q# V& M２、展位租金
由参展商缴纳。
３、广告收入
) L8 B4 |0 d  u' m8 J, G2 M, }5 b由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
& d* Q3 e4 a7 Q5 N3 \各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
, c- G: `6 W; ~& j9 i$ t１、旅行交通费用
为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
25%。
３、餐饮费用支出
; u% t$ P( Z! K4 X4 v, B8 k大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
7 I! b' Z  l. [  f  b3 R) T费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
/ `3 e. ^2 p8 M7 O４、印刷费用
' s- |  R: t; o/ R, S各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
3 s2 G  y9 k) P; v( p: P: i都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
0 `9 F1 r& ]6 t0 M包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
2 v- Y8 _) \" v7 a9 E% Z: g, W８、杂项支出
( \. E9 G  C9 t) `包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
5 [1 ^3 n( u8 d8 `) J4 R特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
１、
直接费用
２、
: E) A/ b" a. ~) m7 X间接费用
３、
固定费用
+ h) Y: t. p( \# \% B& e４、
# y9 ~; P8 s7 U+ L变动费用
' F4 q& H4 a" w& L, i
现金流量表
+ F: z4 D+ z. |' q
& L$ [- m6 Y5 U) b# A1 I

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
. E$ A8 {5 P+ @- E3 ^, c8 g  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
2 S" K; L" M+ _. W　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
６、展现公司的创意与弹性
- y; j; `: B3 c0 Y, ^
　◎寻求赞助资源的做法
3 y7 k( }! i  P& T' }１、拟定目标
２、区分等级
" w1 `  }4 Z" _! H) k+ p- vI．
1 g) z; e" O# L钻石级１名
II．
) N) s3 J$ ?- ?- [+ v( T白金级２名
III．
黄金级５名
* Z0 [* I! Z6 Y! j( F! FIV．
2 Q: I8 W* K4 w2 o红宝级１０名
V．
蓝玉级１５名

, k* [% O7 g$ o% I6 b1 G' J; @（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
0 F5 H7 }) \  f+ m; N

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）

回馈计划： 8 M3 M; g* F$ K! i5 c, v１．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 1 k) `2 M' n  a0 P6 L' f- {２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） 6 z- N6 U9 C0 j3 O& m$ a6 K6 V３．大会手册封底彩色广告 2 }4 {+ A. m4 ^/ B8 N' b４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 / n" f3 U/ i- e' j! i# j５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ; e8 i! H# t0 p* w６．公司名称列于大会手册赞助单位 / q' X7 m( D; i  t. ]. _8 ?: v７．年会网站之公司网站连结

# X& I1 r  ^8 J6 S

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 ( h8 @) @, P8 B# [% X& Y8 h% l+ C２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） 1 a3 f% B' c/ w" m３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 1 r7 T! H; {6 x9 p+ }) A% I$ G: c５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６、公司名称列于大会手册赞助单位 ) W/ N/ B1 J9 U- |７、年会网站之公司网站连结 / P1 I2 G1 z, L4 ?  M& Q

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： , B8 T( s" z+ |! ]# x１、提供1位免费名额参加年会 1 k8 a$ W& b2 b0 M( H5 j２、大会手册封底裹彩色广告1 页   W8 i0 @8 Q0 ]  \; k# g３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ５、公司名称列于大会手册赞助单位 9 `7 Z8 D" J) r  o* o: d5 f  O６、年会网站之公司网站连结

% K5 W: t4 ~4 P7 f

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） ; B! \7 h8 O# J9 P7 b, E* k

回馈计划： １、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 ３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 2 t: ]; b8 G3 b  g2 v* k  \４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结 - b6 T; h3 I2 j6 `: t; ]* ~

" _0 A4 S7 Y0 _: i& r1 P

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： 6 Q+ ^0 O/ X- Y# ^１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结

" A* `4 L. B+ `六、展览活动成本控制
. B/ r5 o, I1 V6 R　◎　支出面：
（一）硬件
' x3 G% t9 v8 k7 n6 I( Y; D' p１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
+ r5 L4 l0 b- m' Q; s, v# v" O３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
' j) g) g. k, X1 j, D: q( ^（二）软件
. i4 f) d% v9 t/ v( [# P6 o１、展览标志及主视觉
7 ]8 I& I+ w. G  A& Z1 n２、宣传费用
３、人事费用
5 U/ m) D5 X, y6 |/ N  m' P$ T４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
６、邮电费用
７、交通接驳费用
% x7 t  j# z; m2 ^- V８、清洁费用
（三）装潢费用
' O6 z( c5 U  D+ P, {4 [6 B（四）其他
１、差旅费
: y/ {( ?! `0 x+ `２、货物运输费用
( m; i0 T# }! k; x' K) X& T３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
　◎　收入面：
（一）预估初租之摊位数及租金收入
　　　　（二）参观门票收入
　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
2 A  i# }, m' G5 \　　　　（四）装潢、水电及其他收入
. B" S7 l* Y# J  C# C0 ^  \7 Q8 m　　　　（五）政府补助款
7 }. z* |( [4 G  X　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
- R6 F6 S( G6 d+ [  u* y/ i! c
! o8 @: V) [1 a: C3 }) B　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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