展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

9 M% q7 ~# a9 }  F9 D. @/ g

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
' |* O8 [, \% r! h展场活动预算编列原则

编列预算八项原则
1、考虑运用时间
4 ~: O+ i1 z8 O) M. W/ B# Z2、项目专款专用方式                 
8 W1 Y& I. l- p  N9 ]9 p5 k% l3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
' p. `! W: J4 h9 }% D0 Y% k7、运用在正确需求上
0 \, M) ~4 P2 `3 Y" D9 K+ T8、考虑回馈计划
  j/ A8 B4 b& _: P
3 Q* F; s% ]% E二、
2 R, a$ M( v7 @* M$ }预算规划表

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 同步翻译人员及现场工作人员费用 8 E3 p0 [' M9 W' G+ F	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ 4 i1 z; A* g5 {1 E

1 o# s* @" X1 c5 p/ H$ [三、展览活动预算项目
　◎　收入
１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
0 G+ _4 d" y1 R5 O. x& z9 a$ m２、展位租金
由参展商缴纳。
３、广告收入
1 E. S- f% |' O由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
/ @# P& T9 W% @- F1 W1 U+ W3 S# c各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
4 ]0 ?7 o. `% _7 m１、旅行交通费用
为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
: b% b0 c6 T" m! p是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
: }, l. s3 ~) e& |+ t25%。
３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
# ]6 k& _/ g, V/ [" J都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
3 p. I4 c# n% G６、节目费用
  ]7 h- x4 a4 t* a7 o) Y/ j是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
2 Y: ~7 @& d* r+ T9 K  S4 y9 u及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
7 u! B0 w* H- v5 \所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
$ x6 {7 k# y( _: O% \归纳在这专案中。
８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

2 t4 _1 [1 ^/ l$ n四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
, z2 s( Y$ H' n% k/ y１、
5 k/ R" U& T# q直接费用
4 G/ x7 q, o- ]$ L4 x4 I２、
间接费用
! j- ?8 Y7 P4 a" s- |/ R' D  t３、
9 v, C# O. C9 n固定费用
４、
变动费用

4 L' d% L. I+ t% m现金流量表
- K6 I# a  q# P4 E
8 s4 e" T# ~" |; {4 u: a

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

# d2 s( W8 D4 `/ J# Z: M: |五、争取展览活动募款
　◎争取赞助之考虑
* v6 e$ D0 f& K- t- [  　１、为新产品或新服务打知名度
　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
$ `" S, P: y) I2 ^. L1 b8 b) T６、展现公司的创意与弹性

) k+ p3 ?' n6 I8 N: L, u　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
5 n) D. }! E% j) G  j4 H' v6 J２、区分等级
. F, g' g" t/ Y$ f) s/ _I．
7 x9 e1 |5 H6 N( b钻石级１名
$ I7 n( w7 m/ D5 a. o9 u* @II．
白金级２名
III．
黄金级５名
4 Y1 @& G0 ]' Q5 g3 ~  e) h' LIV．
2 d" d0 u9 w! J4 u红宝级１０名
V．
7 `( h5 Z+ O$ M' S: U, j2 S: |蓝玉级１５名
. P5 A4 M, y$ e% S, Z2 N! a! y
（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
7 [0 R; ?5 `: R0 ^& ]2 x: I* L6 n

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） 5 B: `6 Z+ a$ \! y9 |  n0 H7 G! Y# r

回馈计划： + i" z* [' y. D$ }4 B１．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） 4 |: l/ l7 ?. w* K9 F- C３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 : T4 h3 N, b; s* f4 C, a0 i５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ' T* d0 X. O* p６．公司名称列于大会手册赞助单位 3 l( f0 X" ]0 N+ p9 w5 t5 A７．年会网站之公司网站连结

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 / B) }% y/ @: u. j" J! m7 t( E/ c２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） 0 i" k5 y" H0 p3 O" Z5 @4 A" y( Y) W３、大会手册封底彩色广告 ４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６、公司名称列于大会手册赞助单位 2 h' P2 S7 w) L- k７、年会网站之公司网站连结 4 O9 T% f3 k$ J  y( N2 X" x

% W( |+ W' Y& w, j6 w7 t* ~% ~+ ~8 j

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） + V. G1 A7 J0 {3 ], I

回馈计划：   U- c+ ?" K- ^' Q! D/ {１、提供1位免费名额参加年会   O' x8 k' j& N, q% |7 u! \２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ' A4 C9 I# H7 E) i* ^３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ! {0 y+ Z  y$ }0 _1 M7 o４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 * z: q$ H8 U" K. \2 p/ O５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结 & e0 a  N0 k" y$ d* R3 \

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： " W* r9 k0 H2 \' b, P6 S１、大会手册内页彩色广告1 页 / i6 L/ l/ q2 x3 P. z7 U２、提供1位免费名额参加年会 ３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结 . Y$ i/ S: j* \! A: v* S$ F. N

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额） 7 R0 U( H) g- H* j" ~" S

回馈计划： 2 I) V* F3 i* q１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 ３、年会网站之公司网站连结 / j. V6 r' g8 ?  `

六、展览活动成本控制
7 b% g: h/ }8 |; }+ F　◎　支出面：
（一）硬件
１、展场租金。
$ E5 i: k; {9 Y" S( T$ n２、水、电、空调费用。
9 Q4 P+ n7 f% w8 Q# m３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
+ X! k7 r  }) T（二）软件
１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
３、人事费用
4 b) S& \- o9 f7 P: T) n0 W6 A2 M４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
６、邮电费用
７、交通接驳费用
2 Q' e$ g$ \! G4 U8 _  \4 X. V! ]８、清洁费用
（三）装潢费用
（四）其他
１、差旅费
) R, F/ F  T4 l* [２、货物运输费用
. h% G4 ~+ f" |/ ~0 r0 q３、礼品费
４、吸引目标客户参与之项目费用
) U5 v# l) P: [! @9 h　◎　收入面：
+ a1 M, J8 V& j" c8 u; o（一）预估初租之摊位数及租金收入
8 x5 P  g* |) C4 j1 T　　　　（二）参观门票收入
. k$ G  y, {9 O# ^- L4 D　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
' l6 r+ v  S* n) H( m2 J　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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