展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

五、展场活动预算与成本控制管理

一、
展场活动预算编列原则
) a$ S) |; H$ @1 |
) H$ _+ r8 M/ q/ n+ ]* ]编列预算八项原则
6 v0 [# w2 E! ^  P+ v3 p1、考虑运用时间
2、项目专款专用方式                 
( K) I% v: J: M' u3、尽量清晰明确
4、保留相当弹性与宽松度
9 m1 N( J5 _5 k5、保留相关资料以被查证
" L% ]  |' ~7 N: R6、了解各种报账程序与流向
7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划

二、
. X- p0 o* }( V8 `, H预算规划表

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作 , z, U' |0 i0 {6 w8 r8 I# g	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 同步翻译人员及现场工作人员费用	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ " c% |" o' [( _" H1 a( c2 o

三、展览活动预算项目
　◎　收入
" x2 c% s- n" \  J& j１、会务费（注册费）
由与会代表缴纳。
4 K& y. n; \( q1 ^* p& t# `# M! K( Y２、展位租金
: k5 X2 \" E. i由参展商缴纳。
7 N' u& F6 {3 ~, j5 D5 k３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
6 f5 k- Y( ]: r( @+ K0 c４、赞助收入
$ @3 U8 ~0 y7 g2 h6 n& g对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
１、旅行交通费用
  x" }9 {5 }$ g. J为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
( q+ ]1 f  d9 Z: P$ m( U+ {25%。
３、餐饮费用支出
6 L. d" m0 K- f0 w3 O大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
% ?* y7 p- a6 O6 r1 w$ k6 \2 j" V7 M费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
' J7 E2 E7 C- J" Y各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
６、节目费用
是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
及参观等登归纳在这专案中。
７、行政事务费用
所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
８、杂项支出
- p; p* o& D- H0 }9 Q4 g2 T包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

四、展览活动预算编列作法
5 t$ U0 }/ A( b4 ]5 w1 {- Z  D  ◎　费用预算编列做法：
8 h( \" D8 r# I１、
直接费用
( C1 X0 h' O1 s9 B+ E２、
间接费用
３、
% v9 O* O( d8 Y2 F8 W9 f固定费用
+ |- X, c8 F* a" Q４、
4 {9 a9 ]+ e2 B5 J1 X: G) m" I变动费用
" b% J5 r- `8 q8 H9 |
5 Q& N7 V. m, w! [现金流量表

/ N  o( F( z; d! Y" D5 F

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

' p+ u0 Y& e- Q" ]五、争取展览活动募款
4 p& L) e( A; a3 _* J# n# l3 i! E　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
# x9 @/ I9 I/ d- Q6 r0 f8 b6 X/ T1 Z9 n　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
! t- a3 o  h! s' G1 I% A3 l+ }( T６、展现公司的创意与弹性
" M5 d3 t1 ?1 T8 _- i0 o) F
2 H* g$ x. e9 z( p5 P( b8 Y. e* U% K　◎寻求赞助资源的做法
" A, d7 Y2 g3 o3 v/ |2 c１、拟定目标
% g- Z, a* x4 a２、区分等级
I．
钻石级１名
II．
白金级２名
III．
) F( n) V$ u3 A9 Z0 M黄金级５名
IV．
2 V& E* W& K7 S/ Z/ K红宝级１０名
$ M8 v" l& Y- a7 mV．
8 j: o- _! i  n9 A蓝玉级１５名

5 `6 M- ]0 c" l# I6 m（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助） - @5 ?. ~/ A0 l$ R" c2 l

回馈计划： * O" F: E' {% I' w9 m$ ~１．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 * W5 O1 u2 c8 @( D9 F２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 ; W# c! e, ?# m４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 . a8 K3 @3 ~9 P1 V" T& R５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 / _! C2 S" ?* Q2 i  @2 H( q- n６．公司名称列于大会手册赞助单位 8 v. Q: H( U2 R. s8 c! S; T７．年会网站之公司网站连结

! Z1 j: }7 `0 h4 k; f% V8 O

二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 , r2 Y/ P( G6 i２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） ３、大会手册封底彩色广告 ' a1 u$ N) }( S４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 5 L; c: }# R) Z& T* h' x; t５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ' }9 o/ k" Z- T1 n& x６、公司名称列于大会手册赞助单位 - j$ i& M; S1 n/ e# \７、年会网站之公司网站连结 " {4 D0 \& Z. ?: p/ p1 H

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额） 0 ?3 X" c, L  @$ V% F

回馈计划： / A$ U2 z& J% T3 ^4 E- w１、提供1位免费名额参加年会 3 U/ V* W% E# R& q２、大会手册封底裹彩色广告1 页 # }- M: r, x# S; {, o３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 % y1 n3 f& n  ]- y9 \+ w. V４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 1 ~( J; Q; E/ t* k' f５、公司名称列于大会手册赞助单位 " g4 [- F# d7 h! C" D0 l3 f4 U4 d６、年会网站之公司网站连结 * R" [$ G' ]. f5 J

  [" c5 ^( k: l% n) Q! ^# `

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额） 3 H9 V* _$ ?$ w5 D+ P9 A' |3 Y

回馈计划： 4 R8 o1 e) u- e- H１、大会手册内页彩色广告1 页 ２、提供1位免费名额参加年会 ) I# q2 {9 G  `- b8 I3 A% D6 a% ~+ k３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ; |5 r6 Q$ ^3 ^6 z& T" X４、公司名称列于大会手册赞助单位 4 k/ n* S" d! c1 y& Y' A$ `8 y５、年会网站之公司网站连结

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）   Q3 T% ~- Q  [. s

回馈计划： ) \6 H1 t/ }; [* L7 K) K: I１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ２、公司名称列于大会手册赞助单位 ) |; @! Y& A, T$ W３、年会网站之公司网站连结 - L. _2 Z6 W: p* [

六、展览活动成本控制
6 c, R7 C" B9 g7 ^# o' [0 N, k0 w　◎　支出面：
- |+ C2 j% T  J% t（一）硬件
１、展场租金。
$ b2 z  ?& h# g+ a２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
0 I! s5 s9 D  _1 Q) A1 J& ?４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
! J& W" k8 U9 K7 ~; C& r9 Z" g１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
1 O9 H4 K' ^/ ]! c2 R３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
５、印刷费用
+ g( Q- t2 A5 ]- K６、邮电费用
７、交通接驳费用
８、清洁费用
* J' E6 N/ Q# V5 |  J5 m# Y（三）装潢费用
（四）其他
7 k# y2 k/ T( U; l" d- {# p! Z１、差旅费
２、货物运输费用
３、礼品费
1 R9 M) T+ _* q) [% K４、吸引目标客户参与之项目费用
3 i4 n. t, ~" h% f% z7 n/ I　◎　收入面：
1 v# c" ^" n' t  r! ]# g（一）预估初租之摊位数及租金收入
. U2 m7 k. ~% O" r" z  X　　　　（二）参观门票收入
! ~: T) n$ ~% Z: g& U/ H2 U/ v8 o　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
- V# Q: U/ T9 D7 V" B" E　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入

$ f9 D7 o, N1 s2 a" W# p　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc