展场活动的预算与成本控制

社工哥哥

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五、展场活动预算与成本控制管理

一、
- Z2 r* I) q8 M; F3 K展场活动预算编列原则

! J% x- l/ G$ G# K" D) [  e编列预算八项原则
( ]4 a' J; b0 h/ Q5 s/ t1、考虑运用时间
4 ?5 j/ h. q8 D" d3 r7 X6 G2、项目专款专用方式                 
3 x* Y% v3 O' C7 E  K! ]3、尽量清晰明确
) c( W2 O, w& A+ [+ k% f4、保留相当弹性与宽松度
5、保留相关资料以被查证
6、了解各种报账程序与流向
& F4 b' D, @0 _/ L7、运用在正确需求上
8、考虑回馈计划
. |, D% S  N& S4 W, l( ]
二、
预算规划表

6 Z* C( i/ |0 R: B' M% _

专　　案	说　　明	金　　额
场地布置	会议是主标板、报到接待台位置、指示海报、花艺设计、展览摊位搭设、同步翻译设备等	ＮＴ＄１３２，７５０
文 宣 品	邀请卡、会议手册、会议光盘、胸牌等设计制作	ＮＴ＄６３，４５０
行政及人力	事务性费用（邮资、电话传真．．．．．．．．．） 3 ], }; f) D0 `; r同步翻译人员及现场工作人员费用 # K; \1 o& N- i% |, N( p+ q. f	ＮＴ＄８０，０００
行政管理	委托执行规划费用 0 w" `1 x* V4 H) T6 v0 ~- h8 U	ＮＴ＄１０５，０００
合    计　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ＮＴ＄３８１，２００ . [/ G- m- e; o- _6 `4 }% U

) I0 k* \+ N9 A( Y- k# X/ ~  g1 `三、展览活动预算项目
1 V+ e6 b8 p7 [" C/ c. H　◎　收入
１、会务费（注册费）
7 N# f) n) g0 d! c+ q由与会代表缴纳。
, K- P; _- ]8 g+ v$ _２、展位租金
0 x. U8 `/ ]9 t9 t8 r! c3 X由参展商缴纳。
３、广告收入
由相关刊登广告的厂商支付，广告收入可能来自于大会刊物，地方或全国报章杂志，世界性的专业刊物，国际网络，大会特殊印刷品及现场宣传广告牌等。
４、赞助收入
对本次会展活动有意愿提供支持，并提出金钱、物力、人力等资源作为赞助的政府单位、公司或个人等。
５、杂项收入
各项特殊义卖活动、捐赠，特殊项目（大会出版品、住房、餐饮等），主办单位代制作代处理项目（如特殊接电、接待人员聘用，特别印刷等）及特殊优惠等。
　　◎　支出
１、旅行交通费用
为支付出席会展活动的重要贵宾、特邀讲师、名人嘉宾等的邀请及旅行费用，这包括住宿的车船机票集相关费用。这笔费用占全部预算的20%～55%，比重相当大。
２、场地租金费用
. k; \! u* X! _6 N/ M- S是任何会展活动都有场地租用的费用支出，这包括场大租金、相关会议室、秘书
室、准备室、特殊水电、周边服务等费用，占全部预算的10%～
9 f9 _3 }4 Z4 N8 o" C) T25%。
３、餐饮费用支出
大会办理的宴会、午餐、茶歇、各类参食饮料，工作用餐及相关行程提供的餐饮
  \0 D4 Y5 W# |" P, r# S# N8 O% J费用都包括在这笔费用中，大约占全部预算的20%～45%。
４、印刷费用
各项大会活动所需要的印刷制品，如旗帜、广告牌、手册、论文集、名牌、海报等，
. I( u' I$ M7 y2 o1 c9 t6 `都属于这笔费用，通常包括设计费用及版权取得费用。
５、宣传费用
1 Y8 y4 ]$ t' p+ X7 U包含各类宣传所需的广告、文字宣传、网络、新闻发布活动、寄发宣传等费用。
4 @5 g! r5 U; W- {. e5 t６、节目费用
& n& g' A1 R8 c$ W# p$ B- b是无论在会前、会中及会后所安排的表演节目，还是特殊规划安排的节目、议程
  [% [: C* J* `( }3 p0 v及参观等登归纳在这专案中。
' B/ w( W: E7 u  @, V- Y７、行政事务费用
! ~' r# r: @6 t! W6 E4 c. N# [$ f所有相关会展活动的联系、翻译、规划、专业咨询、分析及行政安排的费用均可
归纳在这专案中。
８、杂项支出
包含服务费用、小费、电池、相关视听、文书纸张、临时需要、打印服务、录像、
6 R" T0 l3 K) u, F) x特殊租用器材及保险等都在这个费用内，占全部会展活动预算的5%～18%不等。

四、展览活动预算编列作法
  ◎　费用预算编列做法：
  H. K- E! i& f! e１、
; E' t1 v' _* I直接费用
２、
间接费用
３、
$ m! A  V6 _0 X1 R" \固定费用
４、
9 }% d9 q2 w2 O: r& x变动费用

" O" Y1 x0 s7 c# G0 t! V现金流量表

专        案	收       入	支       出	余       额
国内报名收入	８０，０００		８０，０００
国外报名收入	３５，０００		１１５，０００
政府补助	５０，０００		１６５，０００
厂商赞助	２３，６００		１８８，０００
场地租金		４１，０００	１４７，６００
视听设备		２０，５００	１２７，１００
会场布置		１６，５００	１１０，６００
印刷文宣		８，５００	１０２，０００
餐饮节目		３３，０００	６９，０００
交    通		９，０００	６０，０００
礼    品		８，０００	５２，０００
人    力		１０，０００	４２，０００
行政文书		５，０００	３７，０００
公关宣传		２０，０００	１７，０００
展    览	７０，０００	２３，０００	６４，０００
讲员机票住宿		６０，０００	４，０００
合    计	２５８，６００	２５４，６００	４，０００

五、争取展览活动募款
7 n5 X$ l, D0 y9 v, o　◎争取赞助之考虑
  　１、为新产品或新服务打知名度
; i- Y; ]$ H2 `- N　　２、提升或改变大众对该公司既有产品或服务的形象
　　３、建立公司关怀社会的形象与商誉     
　　４、若是烟酒厂商，可规避不得于报章或电视媒体作广告的禁令
　　５、吸引媒体注意力，让员工引以为傲，便于招募新员工
6 E* K; }. r, x6 T$ o６、展现公司的创意与弹性

　◎寻求赞助资源的做法
１、拟定目标
２、区分等级
I．
钻石级１名
6 b* U4 `& i- i3 l6 q$ }5 q- H, [II．
白金级２名
III．
8 k3 D. |* I" U黄金级５名
IV．
) W: g4 q, J7 b3 c红宝级１０名
V．
- }0 ]5 t9 q: x+ b$ s3 ]蓝玉级１５名
; u  r  Q+ T) @( t
/ Z2 Q$ |! u: ~% u% X（ＡＰＰ　２００４）赞助计划将分五级及单项赞助执行
1 D) }  m' ~6 [; J9 E& Z7 l

一、钻石级－ＮＴ＄１，０００，０００（独家赞助）

回馈计划： & ]$ Y- b7 R- C1 b$ B$ u１．公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放１０分钟 ! w* g  K- f$ P; t" E, C& |' v1 v２．提供５免费名额参加年会（或４位免费名额＋１个免费摊位展示） ３．大会手册封底彩色广告 ４．提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 5 p" Q* |  d3 a  X５．公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ６．公司名称列于大会手册赞助单位 ７．年会网站之公司网站连结 ( y$ {3 ^) c5 \: L! U# {

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二、白金级－ＮＴ＄５００，０００（２个名额）

回馈计划： １、公司影片简介于Ｃｏｆｆｅｅ　Ｂｒｅａｋ时间拨放５分钟 $ u9 Z0 x, q7 N+ [1 l２、提供３位免费名额参加年会（或2位免费名额＋１个免费摊位展示） 4 c& D6 i& p) \7 W- L- _' w4 z# _+ Z" [３、大会手册封底彩色广告 , j3 S' d% ?+ k4 c9 Q+ V& }& U４、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ５、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板   W0 Y) {+ e7 U8 E0 i/ O６、公司名称列于大会手册赞助单位 ７、年会网站之公司网站连结 ) Y- S) y* x! s) ~* \) r) e

三、黄金级－ＮＴ＄２５０，０００（不限名额）

回馈计划： : t1 |3 X- G% N' z( {- n１、提供1位免费名额参加年会 ２、大会手册封底裹彩色广告1 页 ３、提供１位免费名额参加高尔夫球友谊赛 ４、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 $ ~  l  P1 L. l- J  Q1 ?５、公司名称列于大会手册赞助单位 ６、年会网站之公司网站连结

四、红宝级－ＮＴ＄１００，０００（不限名额）

回馈计划： * y% x- O* d$ x( a" b１、大会手册内页彩色广告1 页   T# b- s- i% S' E. H. W! x２、提供1位免费名额参加年会 # W$ f- |5 ~9 h３、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板 ４、公司名称列于大会手册赞助单位 ５、年会网站之公司网站连结

8 m2 s, b! I1 x$ L" [* U

五、蓝玉级－ＮＴ＄５０，０００（不限名额）

回馈计划： ( q) D$ q" e$ I, }" n0 A１、公司名称Ｌｏｇｏ置于大会主标板   V# M6 v; i" u  g; d* N２、公司名称列于大会手册赞助单位 + `. l6 }4 i, C7 e３、年会网站之公司网站连结

+ L0 \2 B) [1 R* G& z% U) }六、展览活动成本控制
　◎　支出面：
（一）硬件
  q5 U% F( k: W" t: ^. R8 o１、展场租金。
２、水、电、空调费用。
３、设备使用租金。
４、办公室、仓储、会议室使用费用。
（二）软件
１、展览标志及主视觉
２、宣传费用
' V: A+ P. R- e7 s: B8 _３、人事费用
４、开幕典礼、酒会、造势活动
2 Y+ a+ ?: {+ g５、印刷费用
: a5 L, `! @6 S" t６、邮电费用
７、交通接驳费用
/ Y& D; n* x- M８、清洁费用
（三）装潢费用
: I3 _9 `/ W: ]7 @/ K（四）其他
１、差旅费
* M- w2 R3 O4 y1 @9 @, a# [２、货物运输费用
３、礼品费
) N4 `4 ~0 b" C9 ~+ \４、吸引目标客户参与之项目费用
: P" ^% }6 C# e1 f" \( C2 X　◎　收入面：
: R, G: P$ k5 u  ^; z（一）预估初租之摊位数及租金收入
* ?. t( Q% u, I　　　　（二）参观门票收入
2 G( Q* \6 V5 i7 H5 ]! \" S　　　　（三）广告权利金，厂商赞助活动之收入
9 H4 t. p# Z7 V5 D. \5 y9 H1 P4 i　　　　（四）装潢、水电及其他收入
　　　　（五）政府补助款
- h& @+ K' y* D　　　　（六）参展厂商名录或光盘片销售之收入
' n1 X: f: C- T3 N, G4 P' B
　◎　损益平衡情形　　　点击进入下载－展场活动的预算与成本控制.doc
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